Die Pädagogische Hochschule Zürich (PH Zürich) war früher an mehreren Standorten im Grossraum Zürich tätig. Nach der Vereinheitlichung ihrer Abläufe an einem einzigen zentralen Campus musste die Hochschule ihre Abläufe standardisieren. Um ihre Abläufe zu dokumentieren, führte die PH Zürich Microsoft Visio Plan 2 ein und dokumentierte innerhalb von drei Jahren rund 130 Prozesse. Mit Microsoft Visio hat die Hochschule die Prozessverantwortlichen in die Lage versetzt, eine aktivere Rolle in ihren Abteilungen zu übernehmen, sie hat die Zusammenarbeit bei der Iteration von Abläufen angeregt und die Prozesse zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften vereinfacht.
"Wir vervollständigen nicht einfach nur die Dokumentation, sondern schaffen einen Mechanismus, der die kollaborative, iterative Verbesserung in unserem gesamten Unternehmen fördert."
Stefanie Eichenberger: Spezialistin für Qualitätsmanagement
PH Zürich
Die Pädagogische Hochschule Zürich (PH Zürich) erbringt für ihre Studierenden Dienstleistungen in den Bereichen Ausbildung, Weiterbildung und Forschung. Mehr als 3.500 Studierende und 20.000 Weiterbildungsteilnehmende besuchen den zentralen Campus in Zürich, der durch die Zusammenlegung der 19 Standorte der PH Zürich entstanden ist. Nach Abschluss dieser Konsolidierung begann die Hochschule mit der Standardisierung ihrer Softwarelösungen und Prozesse.
Nachdem sich die PH Zürich für die Standardisierung auf Microsoft-Technologien entschieden hatte, wechselte sie 2017 von ihrer alten Prozessdokumentationslösung zu Microsoft Visio. "Wir wollten keine eigenständige Lösung mehr, sondern etwas, das wir in unser SharePoint-basiertes Intranet einbetten können", sagt Stefanie Eichenberger, Spezialistin für Qualitätsmanagement an der PH Zürich. "Wir mussten auch in der Lage sein, alle unsere Prozessverantwortlichen und Redakteure zu schulen, aber für Leute, die die Lösung vielleicht nur einmal im Monat benutzen, war das Erlernen einer völlig neuen Benutzeroberfläche zu aufwendig."
Die vorherige Lösung der Universität verfügte über eine Benutzeroberfläche, der gängige Funktionen wie das Kopieren, Einfügen oder Ziehen und Ablegen von Elementen fehlten. Schlimmer noch, das Lizenzierungsmodell war stark eingeschränkt und erlaubte nur einigen wenigen Mitarbeitern im Büro des Präsidenten den Zugriff. Aufgrund der Struktur der Universität war Eichenberger selbst die einzige Person in diesem Büro, die berechtigt war, Prozessdokumentation zu erstellen. Dies machte sie zu einem Engpass für die Erstellung und Dokumentation von Prozessen. Dies führte auch zum Aufkommen von Dokumentationslösungen, die von der Hochschule nicht standardisiert waren, wie Word-Dokumente und Excel-Tabellen. Mit Microsoft Visio konnte die PH Zürich all diese Einschränkungen beseitigen.
Von 2017 bis 2020 hat die Universität rund 130 Geschäftsprozesse dokumentiert und definiert. "In erster Linie ging es darum, in einer Prozesslandkarte zu definieren, was für die Universität relevant ist", sagt Eichenberger. "Dann haben wir mit Microsoft Visio die Prozesse ausgearbeitet, die diese Landkarte füllen sollten, und sie über SharePoint veröffentlicht." Einige Abteilungen konnten ihre interne Prozessdokumentation von Word-Dokumenten auf Microsoft Visio übertragen, während andere völlig neue Prozesse erstellten und ihre Abläufe entweder zum ersten Mal standardisierten oder die Gelegenheit nutzten, ihre Arbeitsweise zu überarbeiten.
Verglichen mit der eingeschränkten Nutzung der alten Lösung arbeitet die PH Zürich heute mit Microsoft Visio in einer sehr demokratischen Weise. In der gesamten Hochschule nutzen etwa 20 Prozessverantwortliche und weitere 20 Redakteure die Lösung routinemäßig und entsprechend ihren spezifischen Anforderungen. "Wir haben Abteilungen mit acht Personen und wir haben Abteilungen mit über 100 Personen", sagt Eichenberger. "Die Flexibilität des Zugriffs, die wir mit Microsoft Visio erreicht haben, erlaubt es jeder Abteilung, die Lösung so oft wie nötig zu nutzen, ohne den anderen auf die Füße zu treten." Außerdem muss Eichenberger nicht mehr selbst die Verantwortung für die Erstellung der Prozessdokumentation übernehmen, sondern nur noch einige Stunden aufwenden, um neuen Mitarbeitern den Zugang zu Microsoft Visio zu ermöglichen und sie einzuarbeiten.
Während der Einführung von Microsoft Visio haben die Prozessverantwortlichen und Redakteure an der Universität die vertrauten Werkzeuge und die Benutzerfreundlichkeit von Microsoft Visio zu schätzen gelernt. "Uns gefällt die Möglichkeit, von jedem fertigen Dokument eine PDF-Version zu erstellen und zu verlinken", sagt Eichenberger. "Das ist unser primärer interner Mechanismus für den Austausch dieser Dokumente." Die PH Zürich nutzt auch eine Datenverbindung zwischen Visio und SharePoint Online, um die Prozessdokumentation mit Metadaten und anderen relevanten Informationen aus SharePoint-Listen zu bestücken. Durch die Erstellung einer Reihe von Vorlagen und vordefinierten Formen haben Eichenberger und ihr Büro das Erscheinungsbild der Flussdiagramme der Hochschule vereinheitlicht und die Prozessdokumentation für neue Mitarbeiter einfacher gestaltet. Alles in allem haben diese Änderungen dazu beigetragen, dass die Prozessverantwortlichen mehr Initiative bei der Arbeitsweise ihrer Abteilungen ergreifen können, einschließlich der Dokumentation von Verfahren, die nur für interne Teams gelten.
"Um die Abläufe wirklich zu verbessern, um als Organisation effizienter zu werden, braucht man Analysen", sagt Eichenberger. "Deshalb stellen wir sicher, dass jeder Prozess, den wir dokumentiert haben, mindestens alle zwei Jahre überprüft wird. Die Mitarbeiter müssen immer wieder nach Möglichkeiten suchen, ihre Arbeitsweise zu verbessern - und dazu gehört heutzutage auch, welche Prozesse automatisiert werden können." In der Vergangenheit, als die Abteilungen keinen Zugang zu einer Lösung wie Microsoft Visio hatten, war es für die Führungskräfte schwieriger, abteilungsübergreifende Abläufe auf einen Blick zu überprüfen und zu vergleichen. Seit der Einführung der Standardisierung hat sich laut Eichenberger die Transparenz in der gesamten Universität erhöht. "Das ist der Sinn von Prozessmanagement", betont Eichenberger. "Wir vervollständigen nicht nur die Dokumentation, sondern schaffen einen Mechanismus, der eine kollaborative, iterative Verbesserung in unserer gesamten Organisation fördert."
Der Bedarf der PH Zürich an einer standardisierten Lösung zur Prozessdokumentation geht über die Notwendigkeit hinaus, dass die Leitung die Abläufe der einzelnen Abteilungen besser verstehen muss. Seit die Schweiz 2011 das Hochschulgesetz ratifiziert hat, müssen die Hochschulen neue Standards für die institutionelle Akkreditierung erfüllen, um ihren Status zu behalten. Im Rahmen dieses Verfahrens prüfen die Inspektoren routinemäßig das interne Qualitätssicherungssystem jeder Hochschule, zu dem auch das Prozessmanagement gehört. "Unsere Fähigkeit, Dokumentationen zu liefern, aus denen hervorgeht, wie die Universität arbeitet, hat uns geholfen, die Einhaltung der Vorschriften durch die Behörden zu beschleunigen", sagt Eichenberger. "Ob es um die Einschreibung von Studierenden, unsere Finanzpraktiken, die Arbeitsweise der Personalabteilung oder die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen geht, wir haben jetzt ein Standarddokument, das wir gemeinsam nutzen können, und das hat alles sehr viel einfacher gemacht."
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"Die Flexibilität des Zugriffs, die wir mit Visio gewonnen haben, erlaubt es jeder Abteilung, die Lösung so oft wie nötig zu nutzen, ohne sich gegenseitig auf die Füße zu treten."
Stefanie Eichenberger: Spezialistin für Qualitätsmanagement
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